De hojas de cálculo a CFO digital: así creamos la plataforma automatizada de Sherpa

La transformación digital lo ha cambiado todo, pero aún hay áreas donde las pequeñas y medianas empresas se sienten atrapadas en el pasado. La gestión financiera es una de ellas: un proceso crítico para la toma de decisiones estratégicas que, para muchas empresas, sigue siendo sinónimo de hojas de cálculo interminables, errores recurrentes y tareas repetitivas.

En este contexto surgió Sherpa, una fintech con una misión ambiciosa: hacer accesible la dirección financiera de calidad a cualquier PYME. Para lograrlo, necesitaban una herramienta que eliminara la dependencia de los procesos manuales de hojas de cálculo y facilitara la visualización KPIs financieros

Nuestra solución fue construir una plataforma tecnológica capaz de automatizar, optimizar y escalar su servicio. El resultado: una forma completamente nueva de gestionar las finanzas, que permite a las PYMES tomar decisiones estratégicas de manera ágil, fiable y basada en datos.

Transformar la dirección financiera en un servicio escalable y accesible

El 99% del tejido empresarial español está formado por PYMES: empresas con gran potencial, pero que a menudo se enfrentan al mismo obstáculo. Acceder a servicios de dirección financiera de calidad no es viable para muchas de ellas. Contratar a un director financiero (CFO) a tiempo completo es una inversión inasumible, dejando a estas empresas en clara desventaja frente a competidores más grandes.

Sherpa decidió cambiar esta realidad ofreciendo un servicio de dirección financiera externalizado, accesible y asequible. Pero para ello, necesitaban un partner tecnológico que les ayudara a construir una herramienta personalizada para:

• Automatizar el procesamiento de datos: consolidar extractos bancarios, integrar información contable y generar reportes sin depender de hojas de cálculo.
• Generar informes dinámicos y personalizados: entregar a cada cliente reportes claros y adaptados a sus necesidades sin consumir horas de trabajo manual.
• Gestionar proyecciones y KPIs de manera confiable: analizar datos en tiempo real, minimizar errores y ofrecer decisiones financieras basadas en información sólida.

El desafío consistía en desarrollar una plataforma capaz de multiplicar la capacidad de Sherpa sin incrementar los costes operativos. La solución debía ser iterativa: empezar con un MVP funcional que pudiera ir creciendo y añadiendo nuevas funcionalidades a medida que la empresa escalaba.

Este enfoque no solo permitía agilizar el lanzamiento y validar la propuesta de valor, sino que también liberaba recursos para invertir en innovación, creando un producto único y diferenciado dentro del ecosistema de soluciones financieras para PYMES. La plataforma no solo resolvía los retos operativos inmediatos, sino que se diseñaba pensando en escalar y mantenerse competitiva en el largo plazo, ofreciendo a las pequeñas y medianas empresas un nivel de dirección financiera que antes solo estaba al alcance de grandes corporaciones.

Velocidad de desarrollo sin comprometer el futuro

La misión estaba clara: construir una plataforma robusta, escalable y flexible. La velocidad de desarrollo era un elemento crítico, pero tampoco se podía comprometer la solidez ni la capacidad de evolución del producto. Nuestra estrategia se centró en un enfoque modular y pragmático, seleccionando tecnologías que permitieran iterar rápido sin generar dependencia de un único proveedor.

El corazón de la arquitectura se apoyó en un stack moderno y eficiente:

• Next.js y Vercel: Next.js permitió combinar frontend y backend en un mismo entorno, acelerando el desarrollo y asegurando alto rendimiento. Vercel facilitó despliegues automáticos y entornos optimizados para iterar rápido.
• Supabase y PostgreSQL: Base de datos PostgreSQL gestionada que garantiza control del esquema y futuras migraciones sin dependencia de proveedor
• Servicios externos especializados: Inngest orquestó flujos de trabajo complejos, Mailersend gestionó correos y notificaciones, y Betterstack permitió monitoreo en tiempo real; funcionalidades críticas implementadas en días en lugar de meses.

A medida que el producto maduraba y crecía la base de clientes, la infraestructura inicial de Vercel se migró a AWS, orquestada con Terraform. Esta transición, planificada desde el inicio, se ejecutó sin interrupciones, garantizando la estabilidad y escalabilidad necesarias para soportar el crecimiento futuro. Cada decisión tecnológica se tomó con un principio en mente: velocidad inicial sin comprometer la solidez ni la capacidad de evolucionar del producto.

Valor tangible para Sherpa y sus clientes

Nuestro principal objetivo era crear un sistema automatizado, fiable y escalable, que no solo beneficiara al equipo de dirección financiera de Sherpa, sino que también mejorara la experiencia de sus clientes PYMES.

La automatización fue el pilar central de la plataforma: redujo la carga operativa de Sherpa y minimizó errores humanos, liberando tiempo para centrarse en asesoramiento estratégico. Al mismo tiempo, los clientes de Sherpa reciben información más precisa, actualizada y accesible.

Retos técnicos superados

Construir la plataforma supuso enfrentar varios desafíos técnicos que podían afectar la velocidad de desarrollo, la estabilidad y la escalabilidad:

• Procesamiento eficiente en un entorno serverless: las funciones de Vercel tienen timeout limitado, lo que obligó a optimizar el uso de memoria y CPU, reducir la complejidad ciclomatica del código y evitar bucles anidados.
• Separación de responsabilidades en un monolito: se mantuvo el código claramente dividido entre frontend y backend, usando React Queries en el frontend y endpoints securizados en el backend, facilitando un futuro desacople y posible transición a microservicios.
• Evitar vendor lock-in desde el inicio: la elección de Supabase como BaaS y PostgreSQL como base relacional, junto con Prisma como ORM, permitió asegurar la portabilidad de datos y migraciones futuras hacia otros proveedores de cloud.
• Integración de servicios externos: Inngest para orquestación de flujos, Mailersend para correos automatizados y Betterstack para monitoreo en tiempo real, acelerando el desarrollo sin comprometer calidad ni escalabilidad.

Innovaciones aplicadas

El desarrollo de la plataforma no solo resolvió retos técnicos complejos, sino que también incorporó innovaciones que garantizan la solidez, escalabilidad y usabilidad de la solución. Orbitant combinó velocidad de ejecución con visión a largo plazo, asegurando un producto diferencial y preparado para crecer con sus clientes.

• Arquitectura modular y escalable: cada componente puede evolucionar de forma independiente, permitiendo mejorar funcionalidades y escalar sin interrumpir el servicio.
• MVP iterativo: se lanzó una versión inicial funcional que permitió recibir feedback rápido, iterar sobre las funcionalidades clave y priorizar lo que realmente aportaba valor a las PYMES.
• Infraestructura preparada para escalar: desde Vercel hacia AWS con Terraform, eliminando limitaciones de serverless y asegurando estabilidad, monitoreo y capacidad de crecimiento exponencial.
• Optimización de la experiencia de usuario: el frontend agiliza la interacción, mientras el backend centraliza y asegura los datos, ofreciendo a los clientes finales una plataforma intuitiva, fiable y rápida.

Crecimiento exponencial y democratización financiera

La existencia de la plataforma no solo optimizó las operaciones internas, sino que transformó por completo la propuesta de valor de Sherpa.

Crecimiento y rentabilidad: ARR multiplicado por 5

La herramienta permitió a Sherpa escalar su negocio de forma exponencial.

• La carga operativa por cliente se redujo en más del 60%, gracias a la automatización de tareas manuales.
• Este aumento de eficiencia posibilitó atender a más clientes sin ampliar el equipo.
• El impacto fue directo: el Annual Recurring Revenue (ARR) creció un 400%.
• La reducción de costes operativos y comerciales mejoró de manera significativa los márgenes por cliente.

Este modelo permitió reinvertir en innovación de producto y en la captación de nuevos clientes, asegurando un crecimiento sostenible y rentable en el tiempo.

Precisión total: adiós a los errores manuales

La migración a procesos automatizados erradicó los riesgos asociados al uso de Excel: balances descuadrados, fórmulas incorrectas o reportes incompletos pasaron a la historia.

• Datos fiables en cada proyección: la plataforma validaba automáticamente cada flujo de caja, proyección y KPI clave.
• Informes instantáneos y seguros: dashboards e informes en segundos, ofreciendo una visión en tiempo real de la salud financiera.

Velocidad y adaptabilidad como ventaja competitiva

La solución modular y la agilidad del equipo de Orbitant permiten que la plataforma evolucione de manera continua, incorporando mejoras y nuevas funcionalidades casi a diario.

• Adaptación inmediata al mercado: Sherpa puede integrar cambios y nuevas capacidades antes que la competencia.
• Reducción de tiempos de implementación: cualquier ajuste o mejora se despliega en cuestión de horas o días, no semanas.
• Innovación como ventaja estratégica: la velocidad de desarrollo permite experimentar, probar y validar funcionalidades con alto impacto de negocio sin interrumpir operaciones.

Gracias a esta capacidad, Sherpa mantiene su propuesta de valor siempre actualizada y diferenciada, consolidando su posición en el mercado y asegurando que la plataforma siga siendo una herramienta clave para escalar y optimizar el negocio.

Expansión del mercado: de nicho a mainstream

Gracias a la plataforma, Sherpa pudo diversificar planes y ajustar precios, ofreciendo servicios de dirección financiera a PYMES que antes no podían permitírselos. Lo que empezó como un nicho se convirtió en un mercado mucho más amplio, consolidando a Sherpa como un referente en su sector.

Al mismo tiempo, la experiencia de cliente dio un salto cualitativo: informes al instante, dashboards interactivos y proyecciones accesibles en cualquier momento.

• Acceso democratizado: pequeñas y medianas empresas disfrutan ahora de herramientas automatizadas y precios ajustados que antes eran exclusivos de grandes corporaciones.
• Empoderamiento financiero: incluso usuarios sin experiencia pueden comprender y usar la información gracias a gráficos claros y visualizaciones intuitivas.
• Relación de confianza: transparencia y agilidad generaron mayor retención, reseñas positivas y una base de clientes más comprometida.

Orbitant nos ha dado la posibilidad de democratizar el servicio de asesoramiento financiero: gracias a los informes automatizados y a una mayor visibilidad de KPIs, nuestra carga operativa se ha reducido en un 60%, lo que nos ha permitido escalar nuestro servicio financiero de manera sostenible. Ahora podemos atender a más clientes ofreciéndoles el máximo valor.

BEATRIZ VILLAR
CFO de Sherpa

Tecnología utilizada

• Next.js – Framework full-stack
• Vercel – Plataforma de despliegue inicial
• PostgreSQL – Base de datos
• Supabase – Backend as a Service
• Prisma – ORM
• Inngest – Orquestación de flujos de trabajo
• Mailersend – Gestión de correos y notificaciones
• Betterstack – Monitorización en tiempo real
• AWS – Infraestructura cloud
• Terraform – Infraestructura como código