Cómo funciona la economía de una consultora de software
Todos sabemos lo que nos llega a la cuenta cada mes. Casi nadie sabe cuánto se factura a un cliente por ese mismo trabajo, ni por qué esas dos cifras son tan distintas.
JOSÉ A. DORADO
CRO Orbitant
Puedes llevar años facturando proyectos de software sin saber realmente cuánto le cuesta tu trabajo a la empresa, ni por qué una tarifa que suena alta apenas deja margen. Esa desconexión entre lo que ves en tu nómina y lo que se factura a un cliente (qué proyecto aceptar, cuánta gente asignar, cuándo se puede subir un sueldo) hace que muchas decisiones técnicas del día a día se tomen sin entender su impacto real en el negocio.
En Orbitant identificamos tres pilares en nuestra propuesta de valor (ingeniería, innovación y negocio) y les damos la misma importancia a los tres. Para que el pilar de negocio tuviera el mismo nivel de profundidad que los otros dos, dediqué una sesión interna sobre cómo funciona la economía de una consultora de software: entenderlo cambia cómo cualquier persona del equipo técnico ve su propio trabajo.
La pregunta que abrió la sesión fue simple: ¿sabéis cuánto se le factura a un cliente por vuestro trabajo? Nadie tenía respuesta clara. Voy a explicar el camino completo, desde lo que le cuesta un empleado a la empresa hasta las dos métricas (margen bruto y EBITDA) que deciden si un proyecto es rentable.
Lo que ves en tu nómina no es lo que le cuesta tu trabajo a la empresa
Para explicarlo, partimos de un caso concreto: una persona con un sueldo bruto de 45.000 € al año, en un proyecto de un año de duración. Es un número inventado para la sesión, ni muy alto ni muy bajo, pensado para que cualquiera pudiera hacerse una idea aproximada de su propia situación.
Sobre ese bruto hay una serie de deducciones mensuales que salen directamente de la nómina:
- IRPF, que de media (porque en realidad funciona por tramos) ronda el 21,5% para este nivel de salario.
- Cotización de desempleo, un 1,55% fijo.
- Cotización de formación, un 0,10% fijo.
- Cotización por contingencias comunes, un 4,70% fijo.
Sumadas, estas deducciones se llevan cerca de un tercio del bruto negociado. De los 45.000 € anuales (3.750 € brutos al mes), a la cuenta llegan unos 32.400 € al año: unos 2.700 € netos al mes.
Hasta ahí es lo que cualquier empleado sabe de su propio sueldo. Pero la empresa sigue pagando algo que no es tan visible: sobre ese mismo bruto, paga un 33% adicional a la Seguridad Social, con un matiz: ese porcentaje solo se aplica hasta un tope de 58.000 € de salario. Por eso las pensiones de jubilación también están topadas: la empresa deja de cotizar ese porcentaje a partir de cierta cantidad.
Con esa cotización empresarial sumada, los 45.000 € brutos se convierten en 60.000 € de coste anual para la empresa: 5.000 € al mes. La empresa paga casi el doble de lo que esa persona ve reflejado en su nómina neta y todavía no hemos sumado ningún otro coste.
Beatriz Villar, CFO de Orbitant, añadió una precisión útil: el tope de cotización a la Seguridad Social no aplica al IRPF. Si ganas 120.000 €, tributas por los 120.000 € completos ante Hacienda, aunque la parte que paga la empresa a la Seguridad Social se detenga en 58.000 €.
Los costes de estructura que hay que cubrir antes de ganar un euro
No todos los días del año son facturables. De los 365 días quitamos fines de semana, festivos y vacaciones, y quedan 220 días laborables: dividiendo los 60.000 € de coste anual entre esos días, el coste diario de esa persona para la empresa es de 273 €.
Aquí aparece una decisión que en Orbitant tomamos de forma deliberada: en lugar de facturar por día trabajado (lo habitual en el sector, donde si estás de baja o de vacaciones no se factura nada), promediamos una tarifa plana mensual que ya incluye vacaciones, bajas y formación.
El sueldo y su coste asociado no son el único gasto que cubrir. Una consultora tiene costes de estructura no atribuibles a ningún proyecto concreto, repartidos entre todos los empleados facturables, agrupados en cinco bloques:
- Dirección, administración y finanzas: equipo directivo, gestoría, nóminas, cumplimiento fiscal y legal.
- Recursos humanos: selección, herramientas de gestión de personas, formación interna, beneficios sociales.
- Marketing y ventas: sueldos del equipo comercial, campañas, herramientas, desplazamientos.
- Infraestructura: oficina, suministros, licencias de software y servidores.
- Financieros y seguros: seguro de responsabilidad civil, intereses bancarios, amortización de hardware.
No todos se comportan igual al crecer la empresa. Algunos se diluyen: una plaza de RRHH cubre de sobra a 60 o 70 personas. Otros no: si una licencia cuesta 20 € por persona, el coste es el mismo con diez empleados que con mil.
En una empresa joven pero en crecimiento, estos costes de estructura suelen suponer entre un 40% y un 50% sobre el coste de un empleado. Con nuestro ejemplo, eso añade 137 € al día a los 273 € del coste directo: 410 € al día en total, 7.500 € al mes, antes de hablar de ningún beneficio.
Margen bruto y EBITDA: cómo funciona la economía de una consultora de software
Para saber si un proyecto es rentable hacen falta dos conceptos que la mayoría confunde entre sí:
- Margen bruto: la diferencia entre lo que se factura a un cliente y lo que cuesta entregar ese servicio, contando solo los costes directos (COGS): el sueldo de la persona y el coste de empresa asociado. No dice si la empresa en su conjunto es rentable, solo si ese servicio deja margen.
- EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization): lo que queda tras restar también los costes de estructura. Es la métrica que de verdad compara la salud de dos empresas: se puede tener un margen bruto altísimo y aun así perder dinero si la estructura es demasiado grande.
Volviendo al ejemplo: con un margen bruto objetivo del 40% sobre los 273 € de coste directo, la tarifa sería de 455 € al día, pero eso deja un EBITDA de apenas un 9,9%: insuficiente. Fijando el objetivo directamente en el EBITDA (13%) sobre los 410 € de coste total diario, la tarifa sube a 471 € al día, 8.635 € al mes. Esa tarifa implica un margen bruto del 42%, más alto de lo necesario porque los costes de estructura actuales (marca, ventas, contratación) se diluirán con el tiempo. Buscamos un margen bruto entre el 35% y el 40%, y un EBITDA que suba del 10% inicial hacia el 15%.
Un matiz clave: el EBITDA razonable depende del sector. Un negocio con barreras de entrada bajas y mucha competencia puede moverse en un 2-3%. Uno con barreras altísimas, como el farmacéutico o el aeroespacial, puede alcanzar un 30-40%, pero solo tras invertir mucho en I+D antes de vender nada. Y una empresa de licencias, como Sherpa, llega a un margen bruto mucho más amplio porque no necesita un ingeniero por cada cliente nuevo.
Si compites en un sector con barreras de entrada muy altas, el EBITDA puede ser mucho mayor, pero antes has tenido que meter muchísimo dinero para crear ese activo.
JOSÉ A. DORADO
CRO Orbitant
Para qué sirve realmente el EBITDA de una consultora
Antes de explicarlo, le pregunté al equipo qué creía que se hacía con el EBITDA antes de impuestos. Las respuestas llegaron rápido: pagar impuestos, reinvertir, repartir entre los socios. Todas correctas, pero incompletas: el orden importa.
Antes de cualquier reparto, el EBITDA cubre necesidades que rara vez se explican juntas:
- Reinversión en crecimiento: ventas, marketing, más personas en RRHH y finanzas a medida que crece la plantilla.
- Subidas salariales y bonus: no salen de ningún otro sitio.
- Beneficios sociales y eventos: seguro médico, cenas de equipo, kick-offs.
- Liquidez para meses de baja facturación: el escenario de «una persona factura los doce meses sin interrupción» es idílico; en la práctica hay clientes que caen y gente sin proyecto asignado.
- Colchón ante plazos de pago de 30, 60 o 90 días: si un cliente paga a 60 días, la empresa lleva pagando dos nóminas antes de recibir el primer ingreso y ese desfase se financia con el EBITDA acumulado.
- Intereses y retribución a los socios, que sí existe, pero es la última partida, no la primera.
Nuestro compañero Carlos Jiménez, software architect, planteó la pregunta que probablemente rondaba a más de una persona en la sala: con tantos costes encima, ¿cómo sobrevive cualquier empresa? La clave está en que el sistema funciona porque las reglas son las mismas para todos y se rompe cuando alguien las salta (economía sumergida, autónomos por debajo del salario mínimo interprofesional). Además, tantas consultoras quiebran porque es fácil perder de vista algún gasto, hasta que llega el momento de pagar el IVA o la Seguridad Social sin colchón.
Después de la sesión, varias personas del equipo me dijeron que les había cambiado la forma de ver decisiones del día a día: por qué un proyecto necesita cierto volumen para ser viable, o por qué subir un sueldo no es solo que «la empresa gana mucho». Por eso la convertimos en la primera de una serie de formaciones sobre negocio, con la misma seriedad que ya dedicamos a ingeniería e innovación. La próxima llega el mes que viene.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre margen bruto y EBITDA en una consultora de software?
El margen bruto solo resta los costes directos de un proyecto (sueldo y coste de empresa de la persona asignada). El EBITDA resta, además, todos los costes de estructura (dirección, RRHH, marketing, infraestructura). Por eso el EBITDA es la métrica que refleja si la empresa en su conjunto es rentable y el margen bruto solo indica si un servicio concreto deja margen.
¿Por qué el coste de un empleado para la empresa es mayor que su sueldo bruto?
Porque sobre el sueldo bruto negociado, la empresa paga además un porcentaje adicional a la Seguridad Social (un 33% hasta un tope de 58.000 €). Un sueldo bruto de 45.000 € supone así un coste real de unos 60.000 € al año para la empresa.
¿Qué margen bruto y EBITDA se consideran saludables en una consultora de software?
En una consultora en fase de crecimiento, un margen bruto entre el 35% y el 40% y un EBITDA que suba del 10% inicial hacia el 15% suelen ser objetivos razonables. Ambos dependen también del sector: negocios con barreras de entrada muy altas, como el farmacéutico, pueden alcanzar EBITDAs del 30-40%, mientras que sectores muy competitivos apenas llegan al 2-3%.
